Literaturverwaltung

Wie behalte ich den Überblick?

Im Laufe einer wissenschaftlichen Arbeit wird man zahlreiche Artikel aus Datenbanken recherchieren, beim Lesen von Artikels als Quelle zitiert finden oder zufällig beim Lesen verschiedener Zeitschriften finden. Diese Artikel haben häufig irgendwie etwas mit dem Thema zu tun. Es wäre also gut, die Artikel aufzubewahren, man weiß ja nie, wann sie nützlich sein könnten. Andererseits - nach Murphys Gesetz - findet man gerade dann eine Quelle nicht, wenn man sie dringend benötigen würde.

Einen Ausweg aus diesem Dilemma bietet die konsequente Literaturverwaltung mit einem speziell dafür optimierten Programm, z. B. Endnote, Zotero oder JabRef.

Mit diesen Programmen kann man die Literaturstellen trivial von Hand eingeben, man kann die Ergebnisse von Datenbankrecherchen importieren oder - noch eleganter - man kann sogar direkt online in einer Datenbank (z. B. PUBMED) recherchieren und die Ergebnisse sofort in dem Programm weiter verwenden.

Die eingegebenen Literaturstellen können vom Textverarbeitungsprogramm aus (z. B. Word) verwendet werden. So kann man z. B. - während man den Text schreibt - von Word aus in der Literaturverwaltung recherchieren und das Ergebnis genau an der Stelle in den Text integrieren. Am Ende der Arbeit wird dann das Literaturverzeichnis vollautomatisch erstellt, wobei das Format für die Literaturangaben beliebig gestaltet werden kann.

Neben der Programmbedienung ist jedoch die Arbeitssystematik ein wesentliches Erfolgskriterium. Ich versuche daher im Folgenden einige Punkte meiner persönlichen Arbeitsweise zusammmen zu fassen.

  1. Eine Datenbank für alles oder für jedes Teilgebiet eine Datenbank?

    Reference Manager bietet die Möglich mehrere Datenbanken anzulegen. Es wäre naheliegend, für jede Fragestellung eine eigenen Datenbank anzulegen (z. B. eine für Artikel zu Dentinadhäsiven, eine für alle Artikel zu Kompositfüllungen, eine für alle Artikel zur Werkstoffkunde etc.). Man wird allerdings zwangsläufig bald feststellen, daß es schwer ist, einen Artikel eindeutig zuzuordnen. So kann ein Artikel über Kompositfüllungen sicher auch sinnvoll in die Datenbank mit den Dentinadhäsiven eingeordnet werden. Sie sehen schon, auf diese Weise läßt es sich nicht vermeiden, doppelte Einträge vorzunehmen.

    Nach meiner Einschätzung ist es wesentlich eleganter, eine einzige große Datenbank anzulegen. Die Zuordnung zu den einzelnen Themengebieten erfolgt dann anhand der sog. Keywords (Schlag- oder Stichwörter).

  2. Ablegen im Ordner - chronologische Sammlung der Quellen - Zusammenstellen thematischer Schwerpunkte

    Während eines Projektes gibt es immer Phasen, in denen man kaum Zeit hat, jeden Artikel gleich zu lesen und sofort richtig einzuordnen und zu archivieren. Zu Beginn meiner Laufbahn habe ich außerdem den Versuch unternommen, alle Artikel alphabetisch zu sortieren und in Ordnern mit den entsprechenden Trennblättern abzuheften. Dies hatte zur Folge, daß die Ordner im Laufe der Zeit immer dicker wurden und wiederholt geteilt werden mußten. Meinen schön beschrifteten Ordnerrücken waren auf diese Weise bald keine Orientierungshilfe mehr. Heute habe ich mich dafür entschieden, die Artikel chronologisch zu archivieren. D. h. ich legen einen Ordner an, in dem die Artikel alphabetisch sortiert in die Trennblätter eines vollständigen Alphabetes einsortiert werden. Der Order erhält den Namen eines Zeitraumes (z. B. Mai - Juni 1999). Sobald der Ordner gefüllt ist, wird der nächste Ordner begonnen. Den Überblick über meine Quellen behalte ich mit Hilfe des Literaturverwaltungsprogrammes. Damit ich die Literaturstellen wieder finde, muß natürlich jeder Artikel eines Ordners in die Datenbank integriert sein. Das erfolgt meist dann, wenn der Ordner voll ist (damit es sich lohnt!). Um den jeweiligen Ordner in der Datenbank wieder zu finden, ergänze ich für alle Quellen eines Ordners ein Schlagwort mit dem Namen des Ordners (z. B. Mai-Juni-1999). Sobald ich mich mit einem Teilgebiet genauer beschäftigen möchte, recherchiere ich die relevanten Artikel in der Datenbank. Da es unhandlich ist, mehr als 2 - 3 Ordner gleichzeitig im Überblick zu behalten, können die Artikel jetzt aus der chronologischen Ablage entnommen und in einem themenspezifischen Ordner gesammelt werden. Natürlich muß dann das “Wiederfinde-Schlagwort” gelöscht und durch das neue Schlagwort ersetzt werden.

  3. Arbeiten mit Keywords: Standort, Bewertung, Thema, Ursprung der Info über den Artikel

    Dies leitet nahtlos zur Besprechung der Arbeitstechnik “Überblick mit Keywords” über. Reference Manager bietet die Möglichkeit, Schlagworte aus dem Abstract oder dem Artikeltitel selbst zu generieren. Diese Option sollte man unbedingt nutzen, da eine Schlagwortsuche sehr schnell geht. Um nun meine eigenen, individuellen Schlagworte rasch zu erkennen, habe ich mir angewöhnt diese zu kennzeichnen, indem ich sie mit den beiden Anfangsbuchstaben “KH” beginnen lasse. Das oben erwähnte Standortschlagwort lautet somit “KH-Mai-Juni-1999”. Ebenso verfahre ich mit den Themenschlagworten. Wenn ich also meine persönliche Einteilung in die verschiedenen Teilgebiete vornehmen, dann entstehen ganz individuelle, neue Schlagworte: KH-DBA, KH-Kompositfüllungen, KH-Kompositinlays usw. Jeder Artikel kann mehrere Schlagworte bekommen. Neben den bereits erwähnten Kategorien ergänze ich auch noch Bewertungsschlagworte "KH-wichtig, KH-super-Spitze, KH-Mist, KH-Blabla, KH-nichts-Neues etc.). Abgerundet wird das ganze, wenn man noch soviel Disziplin aufbringen kann und ergänzt, woher die Information stammt, diese Quelle zu finden. Innerhalb einer Arbeitsgruppe sollte man Synergien nutzen, indem mehrere Personen auf diese Datenquelle zugreifen können. Jede neu eingetragene Quelle sollte aber mit einem Namenskürzel gekennzeichnet werden, so daß es im Bedarfsfall möglich ist, weitere Details zu dieser Quelle zu erfragen.

  4. Organisationserleichterung: in file, on request, not in file

    Nicht immer sind alle in einer Datenbank recherchierten Artikel sofort verfügbar. Manche müssen kopiert werden, manche müssen per Fernleihe angefordert werden und mache kann man gar nicht besorgen. In Reference Manager kann man den Überblick über die eigenen Aktivitäten bei der Literaturbeschaffung mit dem Feld “Reprint(status)” behalten. Alle Quellen, die interessant sind, aber nicht gleich in einen Ordner abgeheftet werden können, erhalten das Attribut: not-in-file. Diejenigen, die schon bestellt sind, kennzeichnet man mit “on-request” und die abgehefteten werden mit “in-file” markiert.

    Als Letztes soll noch auf ein nettes Feature hingewiesen werden: das Feld WEB/URL. Zunächst vermutet man, daß in dieses Feld eine Internetadresse eingetragen werden kann. Zusätzlich kann man aber hier auch eine Pfadangabe zu einer Datei auf der lokalen Festplatte oder im Intranet eingeben. Das schöne dabei ist, sobald man dann auf dieses Feld klickt, dann wird die entsprechende Datei mit dem passenden Programm geöffnet, also Word-Dokumente mit Word, Tiff-Files mit einem Viewer etc. Allein schon wegen dieser Option plädiere ich dafür, die Literatur gleich per Internet zu bestellen (siehe Subito). Man bekommt dann die Artikel als Scans geliefert und kann somit Duzende von Ordnern auf seiner Festplatte bequem verwalten, ohne einen Ordner berühren zu müssen.

    Ach ja, noch ein Tipp. Ich würde mir keine Mühe machen, einen Artikel per Hand einzugeben, wenn ich einen Internetzugang nutzen könnte. Es ist einfacher, genau den gewünschten Artikel im Internet zu recherchieren und dann in die Datenbank aufzunehmen (meist reicht: Erstautor, ein wichtiges Wort aus dem Titel und das Publikationsjahr). Man erhält auf diese Weise automatisch die exakte Zitierweise und außerdem wird obendrein häufig noch ein Abstract mitgeliefert.

Posted by System Administrator - 25.07.2005 - (../2000/literaturverwaltung.doc)